Parfois, il arrive qu’un client ne vous paie pas qu’il vous doit. Cependant, avant de recourir à des procédures judiciaires, pensez à faire une relance par téléphone, par mail ou par courrier. Ainsi, vous pourriez savoir s’il s’agit d’un client dans une passe difficile ou d’un mauvais payeur.

Comment procéder à la relance ?

Avant de relancer le client formellement, trouvez une solution à l’amiable avec lui. Pour ce faire, contactez-lui par téléphone pour rappeler qu’il a dépassé l’échéance de paiement.

Une fois que vous obtenez des informations sur sa situation financière, sa volonté de payer ou non, ce qu’il va proposer comme compromis, vous déciderez de lui envoyer une lettre de relance ou un mail de relance à l’aide du service commercial ou comptabilité. Cependant, l’envoi de la lettre de relance doit être fait le plus tôt possible.

Des astuces pour rédiger votre lettre de relance

La date de la relance doit être mentionnée dans la lettre. En effet, si vous avez à faire à un client de mauvaise foi, il ne pourra pas se défausser.

Aussi, l’objet de la relance doit être indiqué noir sur blanc. Pour permettre une transparence absolue de la part du créancier, les dates, les numéros et les montants dus des factures doivent être inscrits dans la lettre de relance.

Par ailleurs, le débiteur peut trouver plus aisément et rapidement les factures impayées. De plus, il se peut que votre client ne soit pas méthodique dans la gestion de facture. Il est donc préférable de joindre les duplicata des factures à la lettre de relance.

Le plus important, n’oubliez pas d’être courtois, car il peut arriver que votre client ait un contretemps financier. De ce fait, vous n’avez pas besoin d’être agressif. Toutefois, votre lettre de relance doit être ferme.

Les avantages de la relance par mail

Par rapport à une lettre de relance recommandée directe, une relance par mail peut paraître moins intimidante.

Une approche plus diplomate, un mail est une première trace écrite de votre demande. Dans le cas d’une saisie de justice, une copie du mail dispose d’une valeur juridique, mais ne constitue pas la seule preuve. De plus, une relance par mail est moins coûteuse qu’un envoi postal d’une lettre.

Aussi, si l’échéance est dépassée, l’envoi d’une relance par mail est plus pratique. Il peut régler un problème de facture non due plus rapidement. La première relance par mail peut être doublée d’une relance par téléphone.